Bedrijfsvoering

Portefeuillehouder
Micheline Paffen-Zeenni
Johnas van Lammeren

Inleiding

Wij weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en ondersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen. Dat is onze missie uit ons organisatieplan Werken voor Bestuur en Stad.

Beleidskader / algemene uitgangspunten

In deze paragraaf bedrijfsvoering nemen wij u mee op een aantal specifieke thema’s uit onze bedrijfsvoering, te weten: strategische personeelsplanning, inclusiviteit, integriteit, verzuim, interne dienstverlening en informatievoorziening

Strategische Personeelsplanning

Het blijft een voortdurende uitdaging om talentvolle medewerkers aan te trekken en te behouden, en het hoofd te bieden aan een te hoge werkdruk. Aandacht voor vitaliteit en welzijn van medewerkers is belangrijker dan ooit. Er is dit jaar ingezet op het verlagen van de werkdruk bij medewerkers onder andere de door het college en de raad beschikbaar gestelde € 6 mio in te zetten voor extra medewerkers. Een recruitmentteam is opgezet en dit levert de nodige resultaten op. De landelijke krapte op de arbeidsmarkt blijft ook in Amersfoort merkbaar. Met het college zijn de ambities besproken en er is een organisatieagenda opgesteld. Deze organisatieagenda is vastgesteld als kompas voor de komende jaren en geeft met een aantal leidende principes richting aan de manier van werken. Werk- en regeldruk blijven onder de aandacht en worden continue besproken in de afdelingen.

Inclusieve organisatie – we gaan voor divers talent
Vanuit de beleidsnotitie “Inclusieve organisatie 2022 – 2026” werken we de komende jaren aan een organisatie waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt, waar verschillende talenten en perspectieven worden gezien én benut. Dat vraagt continue, structurele aandacht en inzet. In de eerste helft van 2023 is de formatie uitgebreid met een adviseur diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie met de focus op het intern beleid en interne activiteiten. Ook is er extra formatie in de vorm van een communicatieadviseur bijgekomen, die zich richt op zowel de interne als externe communicatie over diversiteit en inclusie. Door de focus op talentontwikkeling, persoonlijk leiderschap en 21ste -eeuws gedrag en vaardigheden willen we benadrukken dat het ons gaat om authenticiteit. Iedereen in deze organisatie zou zich veilig en vrij moeten voelen zichzelf te kunnen zijn.

Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie
Om een betrouwbare en integere organisatie te kunnen zijn, vragen we van onze medewerkers alertheid in het dagelijkse handelen. Alle medewerkers ontvangen vóór aanvang van een dienstverband ons integriteitsbeleid “Zo zijn onze manieren”. Hierin zijn duidelijke richtlijnen en afspraken vastgelegd. Bij aanvang van het dienstverband tekent elke medewerker een integriteitsverklaring. Tijdens de introductiedag voor nieuwe medewerkers is integriteit een belangrijk onderdeel van het programma. Themabijeenkomsten over integriteit en ongewenste gedragsvormen vinden in verschillende afdelingen plaats om bewustwording te blijven stimuleren. We trainen onze medewerkers ook om te komen tot morele oordeelsvorming in de dagelijkse praktijk. Als zich dilemma's voordoen, dan houden we een moreelberaad om met een groep mensen te komen tot het juiste handelen in de gegeven situatie. Ook het thema ondermijning krijgt de laatste jaren vanuit dit perspectief aandacht.

Vertrouwenspersonen
Er zijn twee gecertificeerde interne vertrouwenspersonen in de organisatie. Daarnaast is er een externe vertrouwenspersoon aan onze organisatie verbonden. De intranetpagina’s over integriteit, ongewenste gedragsvormen en meldprocedures worden regelmatig geactualiseerd en onder de aandacht van de medewerkers gebracht door de coördinator vertrouwenspersonen. Er is een werving gestart om meer interne vertrouwenspersonen in te zetten met diverse achtergronden om de diversiteit in het team vertrouwenspersonen te verbreden.

Arbeidsomstandigheden

Vitaliteit van de medewerkers blijft een belangrijk item. Eind 2022 lag het verzuimcijfer op 7,22%, medio 2023 ligt dit op 6,80%. We verwachten een kleine verhoging van het verzuim in de herfst wanneer de virussen weer de kop opsteken. Wij streven er echter naar om het % weer omlaag te brengen. In de organisatie besteden we breed aandacht aan vitaliteit door de inzet van preventieve bewustwordingsactiviteiten op zowel individueel als teamniveau.

Interne dienstverlening

In "Werken voor bestuur en stad" is afgesproken dat we gaan werken volgens één intern dienstverleningsconcept. Verder wordt gewerkt aan de verdere professionalisering van de interne dienstverleners. Momenteel wordt er gewerkt aan het Dienstverleningsconcept dat eind 2023/ begin 2024 gereed moet zijn. Doel is om de interne dienstverlening voortdurend te verbeteren en efficiënter te maken binnen de beschikbare middelen. In het huidige stadhuis wordt voor zover zinvol al gewerkt met dit concept en worden voorbereidingen getroffen om in het nieuwe stadhuis het concept volledig te implementeren en de gemeentelijke organisatie hiervoor klaar te stomen.
Ook afgelopen jaar stond in het teken van de voorbereidingen op de nieuwe huisvesting van het Stadhuis. Het flexibel werken (tijd- en plaats- onafhankelijk werken) als concept is inmiddels doorgevoerd in het stadhuis. Dit werkplekconcept zal de komende jaren verder worden geëvalueerd en verbeterd. Op basis van dit nieuwe werkplekconcept kon de locatie aan de Hellestraat worden afgestoten.
Naast de voorbereidingen op de toekomst vraagt de instandhouding van de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie doorlopend aandacht. In het licht van de planvorming voor het toekomstig Stadhuis is het onderhoud beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Een acceptabel en ARBO-verantwoord werkklimaat is de basis, waarbij er de komende jaren nog wel diverse aanpassingen en maatregelen nodig zijn. Klimaatbeheersing blijft hierin een belangrijk aandachtspunt. We hebben als organisatie “De Knop omgezet”. Echter vanwege de extreem warme junimaand in 2023 hebben we hieraan wat concessies moeten doen om een verantwoord binnenklimaat voor onze medewerkers te kunnen blijven garanderen. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheden om op rustige dagdelen (bijvoorbeeld de vrijdagen) gebouwdelen af te sluiten om zodoende de energievraag te beperken.

Informatievoorziening

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording

Naleving Wet financiering decentrale overheden ( Wet FIDO )

De Wet FIDO bepaalt dat het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties alleen mag voor de publieke taak. Enige uitzondering hierop is het uitzetten van overtollige middelen. Deze uitzettingen dienen dan een prudent karakter te hebben en niet gericht te zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatig risico. Daarnaast bepaalt de Wet FIDO dat de gemiddelde netto vlottende schuld per kwartaal niet de kasgeldlimiet overschrijdt (bepaald in de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden) en dat het renterisico op de vaste schuld van de gemeente de renterisiconorm (bepaald in de uitvoeringsregeling), niet overschrijdt. Wij streven naar het naleven van de bepalingen in de wet FIDO na en handelen hiermee (niet-)financieel rechtmatig.

Individueel geconstateerde afwijkingen ten aanzien van rechtmatigheid

In de jaarstukken worden alle financiële onrechtmatigheden gelijk aan of groter dan de rapportagegrens toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Geconstateerde fraude(s) vanuit de eigen organisatie door eigen medewerkers

Het voorkomen van fraude en onrechtmatig handelen is binnen de organisatie een belangrijk aandachtspunt. In de werkprocessen van de organisatie zijn tal van maatregelen genomen om het risico op fraude en onrechtmatig handelen zoveel mogelijk te reduceren. Te denken valt hierbij aan functiescheiding, toepassen van ‘meer ogen – principe’ en ICT- maatregelen op het gebied van identificatie en authenticatie. Daarnaast is in de organisatie ook aandacht voor de meer culturele en gedragskant van fraude en onrechtmatigheden. Voorbeelden hiervan zijn aan trainingen op het gebied van morele dilemma’s en beleid om een veilig werkklimaat te waarborgen.