Wet open overheid

Portefeuillehouder
Wethouder Van Koningsveld

Inleiding

Op 1 mei 2022 is de Wet Open overheid (Woo) in werking getreden In artikel 3.5 (de Openbaarheidsparagraaf) van de Woo is voorgeschreven dat gemeenten in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo.
De openbaarheidsparagraaf Woo dient in de begroting en jaarrekening te worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf. Met deze paragraaf voldoen we aan de wettelijke voorschriften.

Beleidskader / algemene uitgangspunten

De Woo heeft als doel overheden meer open en transparant te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Op 4 oktober 2022 is de ambitie van de Woo vastgesteld door de raad (Raadsvoorstel (notubiz.nl) en is in 2022 gestart met een zestal actiepunten. Eind 2024 worden deze actiepunten geëvalueerd. Hieronder wordt kort ingegaan op de voortgang en onze doelen in de ambitie.

1. We creëren bewustwording bij bestuur en organisatie over openbaarheid en transparantie;

In onze strategische bedrijfsvoeringsagenda 2023 –2026 is het thema “open en transparante overheid” één van de pijlers waarop gestuurd wordt in de organisatie. Concreet wordt de training “Schrijven in eenvoudig Nederlands” aangeboden aan alle werknemers van gemeente Amersfoort. Overige activiteiten in het kader van bewustwording worden gestart zodra actieve openbaarmaking van informatiecategorieën plaats vindt.

2. We richten actief een kwaliteitscyclus in;

In samenwerking met de gemeentearchivaris is een plan opgesteld om de kwaliteitscyclus informatiebeheer in de organisatie te implementeren. Concreet wordt er op dit moment gewerkt aan een nulmeting bij zeven afdelingen, op basis van het door ons vastgestelde Kwaliteitshandboek informatiebeheer. Het doel is om in 2023 het actuele niveau van informatiebeheer op de afdelingen vast te stellen en aandachts- en verbeterpunten te identificeren.

3. We hebben afspraken over informatieopslag en actieve openbaarmaking;

Er is in beeld gebracht met welke partijen de gemeente Amersfoort convenanten of andersoortige relaties heeft welke leiden tot actief te publiceren en te archiveren informatie in het kader van de Woo. In het najaar van 2023 en 2024 is één van de vervolgstappen hierop het maken en vastleggen van afspraken met verbonden partijen rondom het actief openbaar maken van Woo gerelateerde informatie en opslag en archivering van informatie.

4. We analyseren ons proces rondom informatieverzoeken en Woo-verzoeken;

In april 2023 is het proces rondom de Woo-verzoeken onderworpen aan een lean-traject om verspillingen en kansen te identificeren. In het najaar van 2023 en 2024 worden verbeteringen doorgevoerd om  behandeltijden te verkorten. Een belangrijk onderdeel hiervan wordt de publicatie van Woo verzoeken, besluiten en onderliggende documenten. 

5. We besteden aan en starten met implementeren een digitaal archief;

De implementatie van de e-depotvoorziening is gestart in mei 2023, en zal lopen tot en met Q4 2023. Hiermee zetten we – conform planning - een grote stap in de ontwikkeling van digitale archivering. 

6. We sluiten zo spoedig als mogelijk aan op het landelijke platform PLOOI.

De landelijke ontwikkeling van PLOOI is gestopt en ontwikkelt de minister nu een (eenvoudiger) alternatief voor dit platform. Dit alternatief is de Woo-index. Hierover zijn wij op 13 juni 2023 door het ministerie per brief geïnformeerd. De Woo-index verwijst naar documentcollecties die door gemeenten en door andere bestuursorganen op internet zijn gepubliceerd. Aan de Woo-index wordt een zoekfunctie toegevoegd waarmee gebruikers binnen deze documentcollecties kunnen zoeken.  Door de komst van de Woo-index en omdat de Gemeente Amersfoort wil blijven ontwikkelen in de geest van de Woo kiezen wij ervoor om voor de korte termijn in te zetten op gebruik van bestaande voorzieningen voor wat betreft de publicaties. In 2024 oriënteren wij ons op een meer generieke voorziening die past bij de ontwikkeling van het informatielandschap van gemeente Amersfoort.